Dokuplan App

Die Dokuplan App ist für Android- und iOS-Geräte verfügbar.

Die App stellt eine Verbindung zu Ihrem Dokuplan-Server her und synchronisiert die zentral gespeicherten Daten Ihrer Anlage mit einer auf dem mobilen Gerät befindlichen lokalen Datenbank. Es gilt „Offline first“: Sie sind auch ohne Netzwerk-Verbindung voll arbeitsfähig. Neue und geänderte Daten werden automatisch an die Zentrale übertragen und andersherum von ihr geholt, sobald sie erreichbar ist.

Anlagen und Bauteile

Gliedern Sie Ihre Gesamtanlage in eine hierarchische Struktur von Orten. Bauteile werden einer Anlage bzw. einem Ort in dieser Struktur zugeordnet.

Um ein neues Bauteil zu erfassen,

• bekleben Sie es zunächst mit einem Barcode,
• wählen Sie unter dem Menüpunkt “Anlagen” die Anlage, zu dem das Bauteil gehört
• und scannen dann den Barcode.
• Vergeben Sie eine Bauteil-Nummer. Der Schalter “Automatisch vergeben” nimmt den Lizenzcode (Barcode) als Teilenummer.
• Die Beschreibung ist optional. Verwechseln Sie nicht die Beschreibung des Bauteils mit der Beschreibung des Artikels.
• Ordnen Sie dem Bauteil einen Artikel (Synonym für Modell, Baugruppe, Bestellnummer…) zu. Falls Sie den passenden Artikel noch nicht angelegt haben, können Sie den aktuellen Vorgang abbrechen und unter dem Menüpunkt “Artikel” einen neuen Artikel anlegen.
• Setzen Sie den Status. Es stehen zur Auswahl
  

  Idle	Die Erfassung muss noch vervollständigt werden
  Active	Das Bauteil ist aktiv, wird benutzt
  Defect	Das Bauteil muss repariert werden
  Maintained	Das Bauteil ist in Reparatur
  Archived	Das Bauteil wurde ausgemustert

• Im nächsten Schritt fotografieren Sie das Bauteil. Dazu benutzen Sie am besten die im Tablet integrierte Kamera.
• Ergänzen Sie die Bauteil-Informationen um PDF-Datenblätter, die Sie z.B. aus dem Internet geladen haben.

Artikel

Die Bezeichnung „Artikel“ steht für Modell oder Baugruppe oder eine Bestellnummer, unter der Sie ein Bauteil nachbestellen können.

Zu einem Artikel können Sie erfassen:

• Name: Modellbezeichnung oder Bestellnummer
• Beschreibung: Eckdaten des Artikels
• Hersteller
• Wartungspflicht: Wenn es zu dem Artikel eine oder mehrere Wartungsvorschriften gibt, können Sie diese in einem Wartungsformular eintragen.
• Bilder
• Handbücher
• Wartungsformulare: Aus den Wartungsformularen werden automatisch Wartungsaufträge für die Bauteile dieses Artikels generiert.

Wartung

Die Wartungstermine für ein Bauteil können automatisch erzeugt werden, wenn in den Stammdaten des Artikels des Bauteils eine Wartungspflicht angegeben ist und in einem zum Artikel gehörigen Wartungsformular das Wartungsinterval eingetragen wurde. Es werden dann für das nächste halbe Jahr alle Wartungsaufgaben in die Wartungsliste eingetragen. Und für jede dieser Aufgaben wird eine Erinnerungsmail 14 Tage vor Termin an den Sachbearbeiter verschickt werden, der für die Anlage, in dem das Bauteil sich befindet, verantwortlich ist.

Wartungsaufgaben und -Termine können auch manuell angelegt werden. Alle Fristen, wie z.B. die Vorschau-Dauer, sind am Dokuplan-Server konfigurierbar.

Planung

Die Planung einer Wartung obliegt dem für die Anlage zuständigen Mitarbeiter. Er wird automatisch am Erinnerungsdatum per Email von der bevorstehenden Wartungsaufgabe benachrichtigt. Er kann einen Mitarbeiter einplanen und es können neue Dokumente oder Bilder speziell zu diesem Wartungsauftrag hinzugefügt werden.

Durchführung

Ein Mitarbeiter kann die ihm zugewiesenen Wartungsaufgaben über die Wartungsliste herausfinden. Dazu muss er die richtigen Filter setzen.

Aus der Liste wählt er seine Aufgabe aus.

Die Wartungsarbeiten kann er in einem Textfeld dokumentieren und er kann Fotos und Dokumente hinzufügen. Er kann während der Arbeiten aber auch auf die gesamte Historie und die Stammdaten des Bauteils sowie zugeordnete Dokumente zugreifen.

Wenn der Mitarbeiter die Wartung abgeschlossen hat, so wird automatisch der für die Anlage zuständige Mitarbeiter per Email davon unterrichtet.

Logbuch

Die Geschichte eines jeden Bauteils wird im “Logbuch” festgehalten.

Alle Angaben aus vergangenen Wartungen finden sich hier sowie zusätzliche Notizen und Hinweise auf Vorgänger- oder Nachfolger-Bauteile.

Zu jedem Logbuch-Eintrag können zusätzlich Fotos und Dokumente hinterlegt werden.